Méthodologie d'un classement efficace sur Marseille

Les fondamentaux du classer bien, vite et moins
Déterminer les critères du « bien classer »
Cerner les conditions du « classer moins »
Poser un diagnostic
Cibler les axes d’amélioration

Les bonnes habitudes à connaitre avant tout stockage de document
Avoir une vision de la diversité des lieux de stockage
Pouvoir anticiper les différentes étapes de vie du document
Faire le bon choix des supports de stockage
Méthodologie dans l’attribution des mots clés pertinents

La simplification de l’organisation du classement existant
Cerner les étapes et temps nécessaires
Privilégier le choix d’une méthode simple et évolutive
Savoir vendre le projet aux utilisateurs

Appréhension de l’idée de faire vivre son plan de classement
Savoir le concevoir de manière à ce qu’il soit simple et accessible à tous
Capacité à le faire améliorer et valider par les utilisateurs
Procéder à la mise à jour sur le réseau

Comprendre la mise à jour rigoureuse au quotidien
Veiller à la fiabilité des sauvegardes
Comprendre la gestion du « versioning » (versions successives) des documents
Gestion de la destruction des versions inutiles en temps réel
Etre en mesure de garder les versions historiques utiles
Importance de classer et pré - classer quotidiennement

Evolution des dossiers
Cerner le fonctionnement de l’articulation d’une affaire
Savoir procéder à la modification de la structure d’un dossier
Titrer, et re-titrer en conséquence
Faire une épuration au fur et à mesure
Clôturer le dossier

Organisation d’un classement électronique
Maitriser la cohérence lieux/supports de stockage
Importance d’avoir une arborescence claire et rigoureuse
La maitrise des fonctionnalités utiles

Connaissances sur l’essentiel de l’archivage
Distinction entre la durée de conservation légale et la durée de conservation pratique
L’élaboration d’un versement aux archives
La gestion d’un plan d’archivage des dossiers