Méthodologie pour devenir assistant (e) des services généraux sur Marseille

Durée

3 jours

Objectifs

Acquérir une autonomie afin d’optimiser ses relations avec les prestataires

Participants

Toute personne amenée à intervenir dans les services généraux

Résumé du programme

Appréhension de la fonction des Service Généraux (SG)
L’identification du rôle et des tâches des SG
Précision sur le poste d’assistant(e)
Importance de la maîtrise de l’organisation et des procédures de l’entreprise


Utilisation d’une écoute efficace des interlocuteurs
Appréhender le niveau d’exigence de son manager et prévoir ses demandes
Informer les clients internes
Savoir faire patienter et négocier le délai sur une intervention demandée
Etre capable de questionner et relancer les fournisseurs
Fournier une exigence avec discernement
Enrayer un conflit auprès de membre de l’équipe


Avoir la capacité d’être pro – actif face aux prestations gérées par le service
Etude de consommations
Elaboration d’un cahier des charges et repérer les outils nécessaires pour :
- Gérer un parc/stock
- Mettre à jour des contrats d’assurance, de sous – traitance,…
- Effectuer des déclarations en cas de vol, accident,…
- S’impliquer dans la gestion de l’archivage de l’entreprise
- Réaliser et mettre en place un tableau de bord


La mise en œuvre d’outils de visualisation des activités
Etre en mesure de gérer les activités de l’équipe
Elaboration des réunions de service ou chantier
Gérer le suivi des travaux
Gérer le planning d’intervention des personnels
Assurer le contrôle et suivi des horaires HS/CP/RTT de l’équipe


La participation à l’amélioration de l’efficacité des SG
Porter une attention particulière au respect des procédures internes
Etre force de proposition vis-à-vis des améliorations possibles

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